Verwerkingsverantwoordelijke: Stichting Samen tussen Amstel en IJ (Staij)
Naam Bestuurder: N. (Nils) van Heijst
Contactgegevens: privacy@staij.nl
Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming: FG@privacyopschool.nl

Staij verwerkt van al zijn leerlingen persoonsgegevens. Staij vindt een goede omgang met
persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Staij is
verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy
toelichting leggen wij uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
 

Privacy en leerling gegevens

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Staij verwerkt
persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen.
Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school,
om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen een diploma te halen.
Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere
partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht. Wij verwerken gegevens van uw kind
voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het
nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met
uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd,
zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s), dan kunt u de toestemming op elk
moment intrekken of alsnog geven (wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels
gepubliceerd beeldmateriaal).

De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Daarnaast
registreren leerkrachten en ondersteunend personeel gegevens over leerlingen, bijvoorbeeld cijfers
en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de
juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys. Dit
programma is beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van Staij die de
gegevens strikt noodzakelijk nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer
gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te
komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in
deze toelichting noemen. In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om
gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de
onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en accountant.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard. Daarnaast bewaren wij de
gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die
wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. 

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermiddelen. Hiervoor wordt een beperkte set met
persoonsgegevens uitgewisseld met leveranciers om bijvoorbeeld een leerling te identificeren als die
inlogt.

Wij hebben met leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen.
De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven. Een
lijst van de leveranciers waar de school afspraken mee heeft gemaakt, is op te vragen bij de school.
Daarnaast kan het nodig zijn dat wij gegevens uitwisselen met andere externe partijen, denk aan
zorginstanties. Als voor de uitwisseling geen wettelijke verplichting bestaat, dan vragen wij u vooraf
toestemming om met deze partijen gegevens te mogen uitwisselen.

Bij de inschrijving van uw kind(eren) vragen wij u om toestemming voor het gebruik van foto- en
videomateriaal, het delen van uw contactgegevens met andere ouders en het gebruik van sociale
media door uw kind(eren). U hebt te allen tijde het recht om deze toestemming te wijzigen. U kunt
dit kenbaar maken via een mail aan de directeur.

De school vraagt ouders nadrukkelijk om terughoudend te zijn met het maken van foto’s en video’s
binnen de school. Het is voor ouders niet toegestaan om foto’s/video’s die gemaakt zijn op school te
delen via sociale media of te gebruiken voor commerciële doeleinden.

Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet
vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit
betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die
wij van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren,
te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Staij. U heeft altijd het recht om onjuiste
gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook
bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit
mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of
wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. Tevens heeft u het recht om te vragen
om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te
dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Staij zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde
verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst
genomen.

Als u vragen of verzoeken heeft op het gebied van privacy kunt u altijd terecht bij de schooldirecteur
of via privacy@staij.nl.

Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u opheldering
vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze
verklaring). Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij
Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).